Lietuvoje vis daugiau įmonių atnaujina biurus, diegdamos išmanias erdvių rezervavimo ir stebėsenos sistemas.
Jos padeda valdyti hibridinį darbą, mažinti išlaidas ir gerinti darbuotojų patirtį, tačiau kelia ir naujų klausimų dėl privatumo.
Hibridinio darbo chaosas ir tušti stalai
Po nuotolinio darbo bumo daugelyje įmonių biurai niekada nebegrįžo į ankstesnį užimtumo lygį.
Darbuotojai dirba mišriu modeliu, todėl vienomis dienomis erdvės trūksta, o kitomis biuras atrodo beveik tuščias.
Šis nepastovumas brangiai kainuoja.
Įmonės moka už šildymą, valymą ir nuomą net ir tada, kai pusė stalų stovi tušti.
Tuo pačiu darbuotojai skundžiasi, kad atvykę neranda vietos komandiniam darbui ar tyliai susikaupimo erdvei.
Tradicinės fiksuotos darbo vietos tokioje realybėje tampa vis mažiau racionalios.
Išmanieji biurai: nuo rezervacijų iki jutiklių
Į šią problemą atsako išmaniojo biuro sprendimai.
Dažniausiai viskas prasideda nuo paprastos darbo vietų ir posėdžių kambarių rezervavimo sistemos telefone ar kompiuteryje.
Darbuotojas programėlėje mato, kur yra laisvi stalai ir susitikimų kambariai, ir gali juos užsisakyti iš anksto.
Prie kai kurių stalų ar salių montuojami ekranėliai, rodantys realų užimtumą ir artimiausius rezervacijos laikus.
Kitas žingsnis – judesio, šilumos ar vietos jutikliai.
Jie fiksuoja, ar stalas ar kambarys iš tiesų naudojamas, ir automatiškai atlaisvina rezervacijas, jei niekas neatėjo.
Tokie duomenys leidžia tiksliai matyti, kiek realiai naudojamos erdvės skirtingomis savaitės dienomis ir valandomis.
Remiantis tuo galima koreguoti biuro planą, mažinti ar plėsti kai kurias zonas.
DI analitika: mažiau kvadratinių metrų, daugiau naudos
Vien jutiklių surinkti duomenys dar nereiškia pokyčių.
Čia vis dažniau pasitelkiamas dirbtinis intelektas, kuris apdoroja informaciją ir pateikia aiškius pasiūlymus.
DI modeliai analizuoja užimtumo tendencijas, sezoninius svyravimus ir komandų elgseną.
Pagal tai jie gali rekomenduoti optimalią stalų ir kambarių proporciją, pasiūlyti mažinti biuro plotą arba perkelti komandų zonas arčiau viena kitos.
Praktiškai tai reiškia, kad įmonė gali sumažinti nuomojamą plotą ir kartu pagerinti komfortą tiems, kurie atvyksta į biurą.
Sumažėja tuščių kvadratinių metrų, o darbuotojai dažniau randa tinkamą erdvę savo užduotims.
Be to, DI gali padėti optimizuoti energijos vartojimą.
Šildymas, vėdinimas ir apšvietimas pritaikomi prie realaus žmonių skaičiaus patalpose, o ne prie teorinės maksimalaus užimtumo ribos.
Darbuotojo patirtis ir galios balansas
Išmanus biuras – tai ne tik skaičiai ir kvadratiniai metrai.
Daug kas priklauso nuo to, kaip šios sistemos pristatomos ir naudojamos darbuotojams.
Jei rezervavimo programėlė paprasta, greita ir patikima, ji tampa kasdieniu įrankiu, kuris sumažina stresą dėl vietos.
Jei sistema stringa arba perteklinė, darbuotojai ją apeina ir grįžta prie neoficialių susitarimų.
Kitas jautrus aspektas – privatumas.
Jutikliai ir DI gali kelti nerimą, ar nėra sekamas konkretus žmogus, jo judėjimas ar darbo įpročiai.
Šias baimes mažina skaidrumas: aiškios vidaus taisyklės, kad renkami tik anoniminiai ir apibendrinti duomenys, kurie nenaudojami vertinant atskirų darbuotojų rezultatus.
Taip pat svarbu, kad darbuotojai dalyvautų sprendžiant, kokie rodikliai renkami ir kam jie naudojami.
Kas laukia biurų per artimiausius metus?
Per artimiausius kelerius metus tikėtina, kad daugelyje įmonių biuras taps labiau panašus į bendradarbystės erdvę.
Dalis stalų bus skirta tyliai individualiai veiklai, dalis – komandinėms sesijoms, o viską valdys išmaniosios sistemos.
Tokioje aplinkoje vis svarbesnė taps duomenimis grįsta darbo vietos strategija.
Įmonės, kurios nuolat matuos ir analizuos erdvių naudojimą, lankščiau prisitaikys prie darbuotojų įpročių ir ekonominių pokyčių.
Lietuvoje šios technologijos dar tik įsibėgėja, tačiau jas jau diegia tiek tarptautinės, tiek vietinės bendrovės.
Dažnai tai daroma etapais: pradedant nuo paprastų rezervacijų ir palaipsniui pereinant prie jutiklių bei DI analitikos.
Galiausiai laimėti gali visi – darbdaviai, sutaupantys išlaidas, ir darbuotojai, kurie į biurą ateina ne dėl privalomo grafiko, o dėl patogių, jiems pritaikytų erdvių.
Nuo to, kaip atsakingai bus naudojamos technologijos ir duomenys, priklausys, ar išmanus biuras taps tikra darbo aplinkos pažanga.
