Kaip naudojant skaitmeninį kalendorių susitvarkyti dieną? Patarimai, kad telefonas tikrai padėtų

Išmaniajame telefone esantis kalendorius dažnai naudojamas tik susitikimams žymėti, nors gali tapti pagrindiniu kasdienės tvarkos įrankiu. Tinkamai jį sukonfigūravus, jis padeda mažiau viską laikyti galvoje, rečiau pamiršti smulkmenas ir geriau planuoti laiką.

Skaitmeninis kalendorius naudingas ne tik dirbantiems biuruose, bet ir tėvams, studentams ar savarankiškai dirbantiems žmonėms. Svarbiausia suprasti, kokias funkcijas jis jau turi telefone, ir pritaikyti jas savo rutinai.

Vienas kalendorius visiems įrenginiams

Dauguma šiuolaikinių kalendorių telefone gali sinchronizuotis su planšete ir nešiojamuoju kompiuteriu. Tai reiškia, kad kartą įvedus įvykį, jis automatiškai atsiranda visuose įrenginiuose, kuriuose prisijungta ta pačia paskyra.

Naudinga nuspręsti, kuri paskyra bus pagrindinė: pavyzdžiui, „Google“ kalendorius ar „Microsoft“ paslaugos. Jei ilgai naudojate kelias skirtingas paskyras, kyla rizika, kad dalis susitikimų atsidurs viename kalendoriuje, o dalis kitame, ir taip informacija išsibarstys.

Atskiri kalendoriai skirtingoms gyvenimo sritims

Vietoj vieno spalvoto kalendoriaus verta susikurti kelis atskirus, pavyzdžiui: darbui, asmeniniams reikalams, vaikų būreliams, sportui. Tai ne papuošimas, o būdas iš karto matyti, ar dieną labiau apkrauna darbas, ar asmeniniai įsipareigojimai.

Nustatymuose kiekvienam kalendoriui galima priskirti savo spalvą. Jei darbo susitikimai nuolat mėlyni, o šeimos reikalai žali, žvilgtelėjus į savaitę akivaizdžiai matyti balansas ir lengviau apsispręsti, kur dar galima įterpti naują veiklą.

Priminimai, kurie netrukdo

Vienas labiausiai erzinančių dalykų yra nuolat vibruojantis telefonas su priminimais apie viską iš eilės. Dėl to dalis žmonių apskritai išjungia pranešimus, tačiau tada vėl atsiranda rizika kažką praleisti. Išeitis yra ne atsisakyti priminimų, o juos susitvarkyti.

Trumpiems kasdieniams darbams galima nustatyti priminimą likus 10 ar 15 minučių iki įvykio, o rimtesniems, pavyzdžiui, gydytojo vizitui, naudinga turėti du priminimus: likus vienai dienai ir likus 1 valandai. Tokiu būdu turėsite laiko persidėlioti dieną ir nepamiršite pačiu svarbiausiu momentu.

Pastovūs įpročiai ir pasikartojantys įvykiai

Jei kiekvieną savaitę tuo pačiu metu vyksta anglų kalbos kursai, treniruotė ar komandos susitikimas, neverta jų kaskart vesti iš naujo. Pasirinkę pasikartojantį įvykį (kartą per savaitę, kartą per mėnesį) išvengsite nuolatinio pildymo ir sumažinsite riziką suklysti su data.

Pasikartojantys įvykiai ypač naudingi namų buičiai: pavyzdžiui, kartą per mėnesį numatytas buto valymas, sąskaitų apmokėjimas ar šiukšlių išvežimo grafikas. Įprotis matyti šiuos įrašus kalendoriuje ilgainiui pakeičia nuolatinį „reikėtų prisiminti“ į konkretų laiką dienotvarkėje.

Paprasti triukai darbotvarkei matyti aiškiau

Nemažai žmonių kalendoriuje mato tik vienos dienos vaizdą, nors labai padeda įprasti reguliariai peržiūrėti savaitę ar visą mėnesį. Savaitės vaizdas leidžia iš karto pamatyti, kur yra „sugrūstos“ dienos, ir iš anksto jas palengvinti, jei tik įmanoma.

Jei telefonas tai leidžia, verta išbandyti dienos ar savaitės valandinį vaizdą vietoj paprasto sąrašo. Taip geriau matyti, kiek realiai laiko užima skirtingos veiklos, ir lengviau apsispręsti, ar dar tilps papildomas susitikimas ar ilgesnė kelionė.

Šeimos ir komandos bendri kalendoriai

Skaitmeninis kalendorius gerai veikia ir tada, kai juo dalijamasi su kitais žmonėmis. Šeimos nariai gali turėti bendrą kalendorių, kuriame žymimi vaikų būreliai, kelionės, daktaro vizitai, atostogos. Tai padeda išvengti situacijų, kai du svarbūs dalykai suplanuojami tam pačiam vakarui.

Darbo aplinkoje dalijamasi projektų arba visos komandos kalendoriais. Jei reikia susitarti dėl susitikimo, užtenka matyti kolegų užimtumą ir nereikia siųsti kelių el. laiškų į priekį ir atgal. Svarbu tik susitarti taisyklę, kokius įvykius žmonės žymi bendrame kalendoriuje, o kas lieka tik asmeniniame.

Kalendoriaus ir užrašų derinimas

Kalendorius geriausiai tinka konkrečiam laikui ir datai, bet ne visada tinkamas ilgesniems planams ar idėjoms. Todėl naudinga lygiagrečiai naudoti užrašų programėlę ar užduočių sąrašus: kalendoriuje pažymėti, kada dirbsite su užduotimi, o detales ir idėjas laikyti kitoje vietoje.

Pavyzdžiui, jei ruošiatės prezentacijai, kalendoriuje skiriate dvi valandas ruošimui, o pačią medžiagą, pastabas ir nuorodas kaupiate pasirinktoje užrašų programėlėje. Taip kalendorius lieka švarus ir aiškus, o svarbi informacija nenukeliauja į begalines pastabų džiungles.

Kada verta riboti priminimus

Nors kalendorius padeda suvaldyti dieną, per daug priminimų gali kelti įtampą ir trukdyti susikaupti. Jei žinutės ir kalendoriaus pranešimai nuolat sukrenta tuo pačiu metu, verta peržiūrėti nustatymus. Kai kuriuos priminimus galima perkelti į el. paštą arba palikti tik tylų pranešimą be garso.

Taip pat verta atsisakyti įpročio kalendoriuje žymėti kiekvieną smulkų reikalą, jei tai dar labiau blaško. Dalį trumpų, neapibrėžtų darbų geriau laikyti bendrame darbų sąraše, o kalendoriuje palikti tik tai, kas turi aiškią pradžią ir pabaigą, bei būtina atlikti būtent tuo metu.

Pradėti galima nuo kelių mažų pokyčių

Norint išnaudoti kalendoriaus galimybes nereikia staiga perkelti į jį viso gyvenimo per vieną vakarą. Dažnai pakanka pradėti nuo kelių sričių: pavyzdžiui, darbo susitikimų, vaikų užsiėmimų ir svarbiausių sveikatos vizitų. Vėliau, įpratus, galima palaipsniui įtraukti ir kitus dalykus.

Svarbiausia, kad kalendorius būtų atvertas bent kelis kartus per dieną: ryte, per pietus ir vakare. Tada jis tampa ne dar viena programėle telefone, o pagrindiniu dienos planu, kuris realiai padeda jaustis ramesniam ir geriau kontroliuoti savo laiką.